San José IPS Putumayo S.A.S. (NIT 900423816-3), con domicilio en la Carrera 3 N.º 7-48, Barrio Obrero, Villagarzón, Putumayo, es la responsable del tratamiento de los datos personales que se reciben a través de este sitio web. Este aviso explica qué datos se recogen, para qué se usan, cómo se guardan, cuánto tiempo se conservan y cómo se eliminan.
1. Qué datos recibe este sitio
- Formulario de PQRS: tipo de solicitud, nombre, número de documento, correo electrónico, teléfono, sede y la descripción del caso.
- Encuesta de satisfacción: es anónima. No pide nombre, documento ni datos de contacto; se guardan la sede, las respuestas y el comentario opcional. Le pedimos no escribir datos personales en ese comentario.
- Protección de los formularios: al enviar una PQRS o una encuesta se registran la dirección IP y el tipo de navegador desde el que se hizo el envío, en un registro separado de su contenido.
Este sitio no consulta ni guarda historias clínicas, no agenda citas, no usa cookies de seguimiento y no tiene herramientas de analítica ni de publicidad de terceros. Las preferencias de accesibilidad que usted elija (tamaño de letra, contraste y otras) se guardan solo en su propio navegador y no se envían a la IPS. El mapa de sedes se sirve desde este mismo sitio, sin consultar a proveedores externos.
2. Para qué se usan
- Los datos de una PQRS se usan únicamente para recibir, tramitar y responder su petición, queja, reclamo, sugerencia o felicitación, y para el seguimiento interno que exige la normatividad de salud.
- Las respuestas de la encuesta se usan para medir la satisfacción con el servicio y mejorarlo. Se analizan en conjunto, sin identificar a nadie.
- La dirección IP y el tipo de navegador se usan solo para limitar envíos repetidos y detectar abusos de los formularios. Nunca se relacionan con las respuestas de la encuesta.
Sus datos no se venden, no se usan con fines comerciales ni publicitarios y no se entregan a terceros, salvo a una autoridad que los solicite en ejercicio de sus funciones legales.
3. Datos sensibles y autorización
Una PQRS puede relacionar su identidad con un servicio de salud que usted recibió; la Ley 1581 de 2012 considera esa relación un dato sensible. Por eso usted no está obligado a suministrarlo, y el envío requiere su autorización previa, expresa e informada, que usted da al marcar la casilla del formulario. La casilla nunca viene marcada, y el sistema guarda la fecha de su autorización y la versión de este aviso que usted aceptó.
4. Cómo se almacenan y protegen
- La información se guarda en una base de datos cifrada, y toda comunicación con el sitio viaja cifrada (HTTPS).
- Solo el personal autorizado de la IPS puede consultar las PQRS, desde un panel protegido con usuario y contraseña que se bloquea ante intentos repetidos. Cada cambio de estado de un caso queda registrado con quién lo hizo y cuándo.
- Los registros técnicos del sistema nunca contienen el contenido de una PQRS ni los datos de quien la radica.
- Cada día se hace una copia de respaldo cifrada (AES-256); se conservan solo las 14 más recientes y la más antigua se elimina automáticamente.
5. Transferencia internacional de datos
El sitio y su base de datos funcionan sobre la infraestructura de Cloudflare, Inc., proveedor con centros de datos fuera de Colombia. Según el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, esto constituye una transferencia internacional de datos. Cloudflare actúa únicamente como proveedor de infraestructura y no usa los datos para fines propios. Al marcar la casilla de autorización del formulario, usted autoriza también esta transferencia, que se hace con las medidas de seguridad descritas en el punto 4.
6. Cuánto tiempo se conservan y cómo se eliminan
- PQRS: se conservan mientras el caso está abierto y durante un (1) año contado desde su cierre. Cumplido ese plazo, la PQRS y su historial de trámite se eliminan de forma definitiva de la base de datos mediante el procedimiento de supresión del sistema, que la IPS ejecuta periódicamente.
- Registro de protección de los formularios (dirección IP y navegador): se elimina a los 90 días.
- Encuesta: al no contener datos personales, sus respuestas se conservan para el análisis histórico de la calidad del servicio.
- Respaldos: un dato eliminado deja de existir también en las copias de respaldo a medida que estas se renuevan, en un máximo de 14 días.
Usted puede pedir que sus datos se eliminen antes de ese plazo. La IPS atenderá la solicitud, salvo que una norma o un deber legal la obligue a conservarlos.
7. Sus derechos y cómo ejercerlos
Como titular de los datos, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Pedir prueba de la autorización que dio.
- Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
- Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos.
- Acceder gratuitamente a los datos que haya suministrado.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para ejercerlos escriba al correo ips.sanjosevilla@gmail.com, indicando su nombre, su documento y lo que solicita. El área responsable es la Auditoría de Calidad de San José IPS Putumayo S.A.S. Las consultas se responden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, según los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
8. Cambios a este aviso
Si este aviso cambia, se publica aquí la nueva versión con su fecha. Cada PQRS queda asociada a la versión que la persona aceptó al enviarla.
Versión 2026-09-29 de este aviso.